Le 12 juin 2026, le BOE a publié la Résolution du 5 juin 2026 (BOE-A-2026-12784) de la Direction générale des transports routier et ferroviaire. Cette norme remplace la résolution de mai 2023 et précise, avec un niveau de détail opérationnel, comment doivent être les Documents électroniques de Contrôle Administratif (DeCA) dans le transport routier de marchandises.

Si vous êtes transporteur ou chargeur contractuel, ce texte affecte directement votre activité quotidienne. La Loi sur la Mobilité Durable avait déjà imposé le document de contrôle numérique ; le BOE définit maintenant le format, le QR, l'URL et la conservation. La date limite reste le 5 octobre 2026.

Qu'est-ce que le DeCA et en quoi diffère-t-il de la lettre de voiture ?

Le Document électronique de Contrôle Administratif (DeCA) est la version numérique du document de contrôle exigible dans le transport public routier de marchandises, régi par l'Orden FOM/2861/2012. En pratique, beaucoup d'entreprises le connaissent comme lettre de voiture, bon de livraison ou document de contrôle des marchandises.

La résolution admet des formats libres — y compris la lettre de voiture — à condition d'inclure toutes les données obligatoires de l'article 6. Ce qui change avec le BOE-A-2026-12784, ce n'est pas seulement le contenu, mais la façon dont le document est généré, stocké et présenté lors des contrôles routiers.

À qui s'applique le DeCA numérique ?

L'obligation concerne les transports intérieurs : services avec origine et destination en Espagne, y compris le cabotage. Elle s'applique aussi aux chargeurs contractuels et transporteurs effectifs, qui doivent conserver le document au moins un an.

Hors du champ d'application : les transports internationaux qui empruntent partiellement le territoire espagnol, qui continueront d'utiliser les documents prévus par les conventions internationales (par exemple l'eCMR sur les routes transfrontalières).

Exigences techniques du BOE-A-2026-12784

1. PDF natif numérique (maximum 5 Mo)

Le DeCA doit être généré comme fichier PDF natif numérique : les données structurées de l'application sont transformées en document lisible. Les PDF obtenus par numérisation de papier ou d'images ne sont pas valides. La taille maximale est de 5 Mo et le PDF doit inclure les métadonnées de date et heure de création et modification.

2. Code QR et URL HTTPS en téléchargement direct

Chaque DeCA doit inclure un code QR dans le PDF avec une URL unique qui :

  • Utilise HTTPS avec TLS 1.2 ou supérieur.
  • Permet le téléchargement direct du PDF sans identifiants, sans authentification et sans boutons de téléchargement.
  • Reste active pendant toute la durée du service de transport.
  • Peut être désactivée sept jours calendaires après la fin du service.

Lors d'un contrôle, le conducteur peut présenter le DeCA avec QR ou le code QR seul.

3. Applications informatiques et données obligatoires

Les applications gérant les DeCA doivent :

  • Inclure les données de l'article 6 de l'Orden FOM/2861/2012 (chargeur contractuel, transporteur effectif, marchandise, origine, destination, etc.).
  • Générer le DeCA avant le début effectif du service, en enregistrant la date et l'heure de création.
  • Stocker les fichiers dans un dépôt avec URL unique (le domaine est libre et ne nécessite aucune déclaration préalable).

4. Conservation minimale d'un an

Le chargeur contractuel et le transporteur effectif doivent conserver les DeCA pendant au moins un an. Ils peuvent utiliser des dépôts indépendants ; si l'un génère le document, l'autre doit pouvoir le télécharger pendant cette période.

5. Signature électronique : quand elle est obligatoire et quand non

La résolution clarifie un point essentiel : la signature n'est pas obligatoire pour la validité administrative du DeCA. Elle n'est requise que lorsque le document a aussi une finalité contractuelle (par exemple, preuve de livraison). Dans ce cas, une signature électronique avancée conforme au règlement eIDAS est exigée au minimum ; les signatures qualifiées sont également valides.

6. Copie pour le conducteur

Avant le début du service, le conducteur doit recevoir une copie du DeCA :

  • Sur appareil mobile (copie électronique avec QR), ou
  • En copie imprimée (également avec QR).

Les annotations manuscrites sur une copie imprimée ne sont pas valides pour modifier le document ; les changements doivent suivre la procédure numérique de la résolution.

7. Modifications pendant le service

Si des données doivent être mises à jour en route, la norme prévoit deux méthodes :

  1. Modifier le PDF existant : ajouter les nouvelles données, indiquer le motif et marquer les anciennes comme non valides. L'URL et le QR ne changent pas.
  2. Générer un nouveau PDF : nouvelle URL et nouveau QR ; le fichier original est conservé pour la traçabilité.

Dans les deux cas, le conducteur doit recevoir le document mis à jour.

8. Plusieurs envois dans un seul DeCA

Plusieurs envois peuvent être regroupés dans un même DeCA si le chargeur contractuel et le transporteur effectif sont les mêmes pour tous, avec identification claire de l'origine, de la destination et de la marchandise de chaque envoi.

9. Exception eFTI

Si les données sont gérées selon le Règlement (UE) 2020/1056 (eFTI), il n'est pas nécessaire de présenter le DeCA sous la forme décrite dans cette résolution.

Questions fréquentes sur le DeCA

Le code QR est-il obligatoire sur le DeCA ?

Oui. Le PDF doit inclure un code QR avec l'URL unique du document. Le conducteur peut aussi transporter le QR comme fichier séparé et le présenter lors d'un contrôle.

Le conducteur peut-il transporter le document imprimé ?

Oui, à condition que la copie imprimée inclue le code QR. En revanche, les modifications ne sont valides que si elles sont effectuées numériquement selon la résolution ; les annotations manuscrites ne mettent pas à jour le DeCA.

Faut-il une signature électronique sur le document de contrôle ?

Non pour la validité administrative. La signature n'est obligatoire que si le document remplit aussi une fonction contractuelle (par exemple, prouver la livraison). Dans ce cas, une signature électronique avancée eIDAS est requise au minimum.

Puis-je utiliser un PDF numérisé du bon de livraison papier ?

Non. Les fichiers obtenus par numérisation ou digitalisation d'images ne sont pas conformes. Le DeCA doit être un PDF natif numérique généré à partir de données structurées.

Que se passe-t-il si je modifie des données pendant le service ?

Vous devez mettre à jour le PDF existant ou en générer un nouveau, enregistrer le changement avec traçabilité et envoyer la version mise à jour au conducteur avant la poursuite du service.

Puis-je regrouper plusieurs envois dans un seul DeCA ?

Oui, à condition que le chargeur et le transporteur soient les mêmes pour tous les envois et que chacun soit clairement identifié avec son origine, sa destination et sa marchandise.

Checklist : quoi vérifier avant le 5 octobre 2026

Si vous êtes transporteur :

  • Votre logiciel génère des DeCA en PDF natif numérique (pas de numérisations).
  • Chaque document inclut un QR avec URL HTTPS en téléchargement direct.
  • Le DeCA est créé avant le début du service et parvient au conducteur (mobile ou imprimé).
  • Vous pouvez conserver les documents au moins un an.
  • Vous avez une procédure pour modifier les documents en route avec traçabilité.
  • Si vous utilisez le document à des fins contractuelles, vous intégrez une signature électronique avancée.

Si vous êtes chargeur contractuel :

  • Vous vérifiez que votre transporteur (ou votre propre plateforme) respecte les exigences techniques du BOE.
  • Les données de l'article 6 sont complètes pour chaque envoi.
  • Vous avez accès au DeCA et pouvez le télécharger et conserver pendant un an.
  • Vous avez planifié la transition avant l'échéance du 5 octobre.

Comment Kargo respecte la norme DeCA

Chez Kargo, nous avons conçu la plateforme pour que transporteurs et chargeurs respectent les exigences du BOE-A-2026-12784 sans friction opérationnelle :

  1. PDF natif numérique : Kargo génère le document de contrôle à partir de données structurées, avec tous les champs de l'article 6 de l'Orden FOM/2861/2012. Sans numérisation ni papier intermédiaire.
  2. QR et URL HTTPS : Chaque DeCA inclut un code QR avec lien sécurisé permettant le téléchargement direct du PDF lors des contrôles routiers, comme l'exige la résolution.
  3. Document sur le mobile du conducteur : Le transporteur reçoit le DeCA dans l'application avant le début du service, prêt à être présenté lors d'un contrôle.
  4. Signature électronique avancée : Lorsque le document a une finalité contractuelle (confirmation de livraison), Kargo intègre une signature électronique.
  5. Conservation dans le cloud : Les documents sont stockés en toute sécurité pendant la durée légale, accessibles au chargeur et au transporteur.
  6. Traçabilité des modifications : En cas de changement pendant le service, l'historique est enregistré et le conducteur reçoit la version mise à jour.
  7. Facturation intégrée : À la clôture du service, vous pouvez passer à la facturation électronique et Verifactu sur la même plateforme.

La numérisation du DeCA n'a pas besoin d'être un projet à part. Avec Kargo, lettre de voiture, contrôle routier et facturation coexistent dans un seul flux numérique.

N'attendez pas le dernier moment

Le 5 octobre 2026, le DeCA numérique sera obligatoire pour le transport intérieur de marchandises en Espagne. Adapter les processus, former les conducteurs et valider votre logiciel prend du temps. Les entreprises qui numérisent dès aujourd'hui évitent le risque d'amendes lors des contrôles et gagnent en agilité opérationnelle dès le premier jour.

Vous voulez respecter le BOE-A-2026-12784 sans compliquer votre activité ? Inscrivez-vous gratuitement sur Kargo ou demandez une démo personnalisée et découvrez comment générer des DeCA conformes, avec QR pour les contrôles et facturation intégrée, sur une seule plateforme.

Vous pouvez aussi nous contacter à info@kargotr.com ou au 644 15 40 01 (appel ou WhatsApp).